Статья 114 ТК РФ каждому работнику гарантирует право на ежегодный отпуск с сохранением должности и среднего заработка. Это право работника, лишить которого работодатель не может. Более того, статья 122 обязывает работодателя своевременно предоставить работнику отпуск.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. График нужен, чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса без нарушения права сотрудников на ежегодный отдых. Он утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года и обязателен как для работника, так и работодателя. Получается, что при наличии утвержденного графика отпусков работник обязан отдыхать в положенное ему время.

Казалось бы, ТК уже все урегулировано. Тогда почему есть такая проблема, как задолженность по отпускам? И как правило, не по вине работодателя. 

Практика показывает, что есть несколько моментов на которые важно обратить особое внимание.

Компании часто указывают в локальных актах (например, ПВТР), что «График отпусков», носит рекомендательный характер и отпуск работнику предоставляется исключительно по его заявлению. Но это не совсем верно и идет вразрез с трудовым законодательством.

График отпусков – это локальный акт, непосредственно связанный с трудовой деятельностью работников (ст. 22 ТК РФ, Письмо Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1) и утверждается работодателем в том же порядке, что и другие локальные нормативные акты (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). 

Работодатель не обязан согласовывать график отпусков с работником, кроме как с некоторыми категориями работников. Но он обязан предоставить работникам возможность ознакомиться с содержанием графика и зафиксировать это в документе, где работники могут поставить свои подписи (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 15.01.2024 N 88-1830/2024). Это может быть отдельная ведомость, лист ознакомления с графиком. 

К тому же, форма № Т-7 (график отпусков), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, уже давно носит не обязательный, а рекомендательный характер. Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, будет ли он использовать эту форму или разработает и утвердит собственную форму, в которой предусмотрит отдельную графу для подписей.

Кстати, трудовое законодательство не запрещает составлять график отпусков в электронном виде. В таком случае его следует заверить электронной подписью. Независимо от того, по какой форме и в каком виде будет оформлен график, важно соблюсти все требования к его составлению и процедуре его утверждения.

✔️ При составлении графика отпусков также нужно учесть дополнительные моменты:

▪️ учесть всех сотрудников, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем в момент утверждения Графика. Не запрещено к утвержденному графику отпусков оформлять дополнение в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников.

▪️ можно объединять и разделять дни основного и дополнительных отпусков. (кассационное определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 18.10.2022 N 88а-16852/2022)

▪️ важно указывать точные даты начала и окончания отпуска. (Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 18.08.2022 по делу N 88-17032/2022)

При правильном оформлении и утверждении Графиков отпусков, этот документ будет обязателен для обеих сторон трудового договора в соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ. То есть, ни работник, ни работодатель не могут отказаться от его исполнения без уважительных причин и внесения изменений в этот документ (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 23.01.2024 по делу N 88-2601/2024)

Если работник не захочет уходить в отпуск и откажется подписывать график отпусков или уведомление о начале отпуска, то ему объявляют замечание или выговор согласно ст. 192 ТК РФ.

В таком случае работодателю обязательно нужно зафиксировать такой отказ. Для этого составляется акт в произвольной форме с указанием всех обстоятельств отказа. При этом сам факт отказа не может быть основанием для пересмотра или изменения уже составленного графика, а также не снимает с работника обязанности по его соблюдению. 

Если работник выйдет на работу в период отпуска, бухгалтерия вправе не оплачивать эти дни, а в табеле проставить «отпускной» код - «ОТ» или «09.

Зная судебную практику и учитывая наш опыт, можем смело сказать, что вполне реально, не нарушая закон, решить в компании вопрос «задолженности» по отпускам. 

А чтобы исключить ошибки и минимизировать риски для компании, рекомендуем прописать порядок взаимодействия при формировании графика отпусков в локальном нормативном акте.

‍